Was gehört in die Ausschreibung rein, wo kann man Fehler machen?

Die bunten Katalogen der großen Reiseveranstalter sind nun unter dem Wohnzimmertisch bereits ein wenig angestaubt und auch von den freien Trägern und Vereinen tauchen immer mehr Prospekte und Flyer auf. Manchmal sind sie lang und bunt mit großen Überschriften, manchmal kleingedruckt und vollgepackt mit Informationen. Aber was gehört da eigentlich rein?

Auch Ferienfahrten anerkannter Träger der Jugendhilfe unterliegen den besonderen gesetzlichen Vorschriften zum Reiserecht. Diese sind in den §§ 651 a – 651 m BGB geregelt. Besonders wichtig sind die dort verankerten Informationspflichten und die besonderen Vorschriften zur Kündigung.

Inhalte der Ausschreibung einer Ferienfreizeit sollten danach sein:

a) Angaben zum Veranstalter
a. Name und Anschrift (Träger)
b. Ansprechpartner, Tel., Email
c. Kontaktmöglichkeiten während der Freizeit (z.B. Pfarrbüro)

b) Angaben zur Reise
a. Transportmittel (An- und Abreise)
b. Art der Unterbringung (Zelt, Haus, ggf. Kategorie, Lage, Besonderheiten)
c. Mahlzeiten (Vollverpflegung, Selbstverpflegung, o.ä.)
d. ggf. Pass- und Visaerfordernisse, Gesundheitszeugnisse, Impfungen
e. Mindestteilnehmerzahl, Angaben zur Kündigung seitens des Veranstalters bei Nichterreichen der Mindestteilnehmerzahl

Gerne möchte man als Veranstalter sein Ferienlager in besonders schönen Worten anpreisen. Werden den Teilnehmern aber im Vorfeld dadurch besondere Versprechungen gemacht, die nicht eingehalten werden, können die Teilnehmer einen Teil des Reisepreises zurückfordern. Es empfiehlt sich daher auf Formulierungen wie „Wir fahren zum benachbarten Fun- und Abenteuerpark XY.“ zu verzichten, wenn Ihr die Fahrt dorthin auch von den aktuellen Eintrittspreisen, dem übrigen Programm vor Ort oder vom Wetter abhängig machen wollt.

Wichtig ist es auch, zu erklären, in welchem Umfang die Teilnehmer selbst für die Gestaltung der Freizeit verantwortlich sind. Sollen sie beim Aufbau der Zelte, bei der Gestaltung des Programms, beim Spülen oder bei weiteren Punkten mitanpacken? Oder bietet Ihr eine Ferienfreizeit in „Vollpension“? Ein ehrliches und klärendes Wort in der Ausschreibung kann hier für beide Seiten unangenehme Überraschungen verhindern.
Ob Ihr für Eure Ferienfreizeiten weitere „Reisebedingungen“ aufstellen wollt, hängt von vielen unterschiedlichen Gesichtspunkten ab. Im Praxisheft „Reisebedingungen“ hat das #institut juleiqua einmal Mustertexte verschiedener Anbieter zusammengestellt.

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Hallo, schön, dass du hier vorbeischaust. Ich bin der Kopf hinter dem Jugendleiter-Blog und bin seit über 10 Jahren in der Jugendarbeit aktiv, habe viele Jahre einen Verband geleitet und blogge hier über meine Erfahrungen aus mehr als 100 Freizeittagen und 200 Gruppenstunden. Meine besten Spiele und Ideen sind als Bücher erschienen.

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