Ihr seid Mitten in den ersten Vorbereitungen für euer Ferienlager und fragt euch gerade, was bei der Festlegung des Kostenbeitrags für die Teilnehmer zu beachten ist? Einige wertvolle Tipps dazu folgen hier:

Rahmenbedingungen festlegen

Zuerst einmal solltet ihr euch anschauen, was die fixen Kosten angeht: Was kostet die Unterkunft pro Teilnehmer und die Verpflegung? Wie sind die Kosten für Transfer, Versicherungen und co? Gibt es jetzt schon fixe Kosten für Eintritte, Besuche oder Material? Schreibt möglichst alles zusammen, was ihr vorab schon kennt. Versucht diese Kosten jeweils auf die maximale und die minimale Teilnehmerzahl herunter zu brechen, damit ihr eine Preisspanne entwickeln und daraus am Ende ein gesundes Mittel erzeugen könnt. So bekommt ihr einen ersten Eindruck, welche Kosten unausweichlich sind.

Wichtig: Damit sind noch lange nicht alle Unkosten gedeckt, denn: Auch euer Betreuerteam verursacht Kosten. Rechnet also auch diese mit ein und legt sie (teilweise) auf die Teilnehmer um. Beachtet dabei, dass es auch noch entscheidend ist, ob eure Betreuer kostenlos mitfahren oder auch einen kleinen Obolus in die Ferienlager-Kasse einzahlen.
Und: Es werden weitere Kosten für Material, Notfälle, weitere Verpflegung … eintreten. Ihr seid also noch nicht am Ende.

Vergleichen

Nun habt ihr die ersten fixen Kosten festgelegt. Schaut euch nun einmal um, was andere Freizeiten so verlangen. Es geht nicht darum, einen Preiswettkampf zu beginnen, sondern ein gesundes Gefühl für eine solide Finanzierung zu entwickeln. Also: Vergleichen und ggf. einmal anfragen, wie deren Kalkulation aussieht.

Einnahmen checken

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Neben dem Teilnehmerbetrag könnt ihr unter Umständen weitere Einnahmen in eure Kalkulation einbringen: Gibt es Zuschüsse  von Jugendringen, Kirchen oder Verbänden? Oder von eurer Stadt bzw. dem Landkreis? Macht euch dort überall schlau, mit welchen Fördermitteln und Zuschüssen ihr rechnen könnt! Denn: Jeder Euro, der über diesen Weg hineinkommt, erspart euren Teilnehmern Geld.

Auch könnt ihr darüber nachdenken, eine Spendensammelaktion ins Leben zu rufen, um die Lagerkasse aufzubessern. Ideen dafür gibt es hier in diesem Artikel.

Weitere Ausgaben planen

Auch wenn der Preis mit als erstes festgelegt werden soll, überlegt euch vorab, ob es größere Programmpunkte gibt, die ins Geld gehen: Braucht ihr weitere Zelte, die ihr leihen müsst, oder besonderes Bastelmaterial? Muss ein Bus für einen Ausflug gemietet werden? Beachtet dabei auch, dass selbst kleines Material wie Papier, Scheren, … ins Geld gehen. Wir haben einen Puffer von 3-5€ je Tag und Person für Material jeweils mit in den Preis eingerechnet (abhängig von Material-Fundus und Thema).

Rabatte für Geschwister und Mitglieder

Um auch weiche Faktoren auf der Teilnehmerseite zu berücksichtigen, empfiehlt es sich auch, bei der Planung über Rabatte für Geschwisterkinder und Vereinsmitglieder nachzudenken. Um schnell erste Anmeldungen zu erhalten, ist auch ein Frühbucherrabatt möglich und muss bei der Kalkulation eingeplant werden.

Daniel
Hallo, schön, dass du hier vorbeischaust. Ich bin der Kopf hinter dem Jugendleiter-Blog und bin seit über 10 Jahren in der Jugendarbeit aktiv, habe viele Jahre einen Verband geleitet und blogge hier über meine Erfahrungen aus mehr als 100 Freizeittagen und 200 Gruppenstunden. Meine besten Spiele und Ideen sind als Bücher erschienen.

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