Wenn ihr an der Planung eures Ferienlagers seid, kommt ihr spätestens bei der Kalkulation des Teilnahmebeitrages an den Punkt, an dem ihr euch bewusst dafür entscheiden müsst, wie viele Teilnehmer*innen ihr mit ins Ferienlager nehmen wollt. Immerhin hängen hiervon eine Vielzahl an Kosten ab.
Der aus meiner Erfahrung entscheidendste Punkt ist dabei, wie viele Jugendleiter*innen ihr für die Betreuung der Teilnehmer*innen habt. Denkt daran, dass ihr die Aufsichtspflicht über die Teilnehmer*innen habt und ihr diese während der Freizeit garantieren können müsst. Mit welchem Betreuungsverhältnis fühlt ihr euch wohl? Wie könnt ihr auch den möglichen, krankheitsbedingten Ausfall eines*einer Leiter*in einer Kleingruppe kompensieren?
Sprecht dazu in eurer Lagerleitungs-Runde, aber auch mit allen teilnehmenden Jugendleiter*innen offen. Wir haben bei uns im Ferienlager fast nie ein Verhältnis, das schlechter als 1:7 war hingenommen. Meist waren unsere Kleingruppen mit acht bis zehn Kindern und dafür zwei Jugendleiter*innen ausgestattet. Dabei waren die Teilnehmer*innen zwischen 8 und 15 Jahren alt. Ab 14 oder 15 Jahren ist es aber durchaus auch möglich, ein schlechteres Verhältnis zu haben – brauchen die Jugendlichen doch eine weniger intensive Betreuung.
Schaut also, wie viele Jugendleiter*innen ihr für euer Ferienlager zur Verfügung habt, zieht die Personen ab, die keine Kinder direkt betreuen werden (Küchenteam, Einkauf, …) und gleicht dies mit dem von euch präferierten Betreuungsschlüssel ab.
Beachtet dabei auch, dass es Programmpunkte geben kann, die eine besonders hohe Betreuungssituation bedürfen (Schwimmbad-Besuch kann so etwas sein) und schaut, ob dies mit eurem Betreuer*innenteam abzudecken ist. Alternativ könnt ihr für solche Tage noch nach Unterstützung suchen – oder ihr müsst eure Programmplanung auf die Möglichkeiten, die die Teamstärke zulässt, angleichen.
Nicht nur an das Maximum denken
Bei der Festlegung der Teilnehmer*innen-Anzahl solltet ihr nicht nur denken, wie viele Teilnehmer*innen ihr maximal mitnehmen wollt, sondern auch einmal durchrechnen, wie viele Teilnehmer*innen ihr minimal benötigt, damit ihr kein unausgleichbares Minus in eurer Finanzierung habt. Ab wann sind die Kosten also so hoch, dass die Freizeit nicht finanzierbar ist? Rechnet auch vorab dies genau durch – dies erspart euch anstrengende und emotionale Diskussionen, wenn die Freizeit auf Grund von wenig Anmeldungen bedroht ist.
Kommuniziert beide Anzahlen (als Mindest-Teilnehmer*innenzahl sowie die maximale Anzahl an Teilnehmer*innen) offen. So macht ihr deutlich, dass euch sowohl ein gutes Betreuungsverhältnis als auch eine solide Finanzierung wichtig sind, um nachhaltige und gute Jugendarbeit zu leisten.
