Ein Ferienlager zu organisieren, bedeutet, dass sich viele Informationen ansammeln. Diese sollen und müssen möglichst allen teilnehmenden Betreuern zur Verfügung stehen, damit diese im Ernstfall jederzeit reagieren können. Immerhin sind Ferienlager meist eine Team-Arbeit.
Um dieses Informations-Management zu betreiben, haben sich in meiner Ferienlager-Erfahrung zwei Lösungen als geeignet erwiesen:
Der Ferienlager-Ordner
Der Ferienlager-Ordner ist der Sammelpunkt für alle Informationen. Vor dem Ferienlager ist ein teilnehmender Betreuer für die Pflege verantwortlich. Er nimmt alle wichtigen Infos in den Ordner auf, sammelt und sortiert diese und ist dafür verantwortlich, dass der Ordner mit ins Ferienlager genommen wird. Dabei muss er natürlich vom ganzen Team unterstützt werden. Das Team muss bis zu einem festgelegten Termin alle Infos dem Verantwortlichen zukommen lassen. Dazu gehören auch alle Unterlagen, die für Spiele und die anderen Programmpunkte notwendig sind.
Der Ordner wird dann im Ferienlager vom ganzen Team gepflegt. In der Morgen- und Abendrunde des Teams werden die Unterlagen des aktuellen und folgenden Tags durchgegangen. Infos und Ergebnisse, die für die Nachbereitung relevant sind, werden im Ferienlager-Ordner festgehalten.
Das Ferienlager-Heft
Eine andere Möglichkeit ist das Führen eines Heftes, das jedes Team-Mitglied vor dem Ferienlager-Start erhält. Analog zum Ordner enthält es folgende Infos und Unterlagen:
- Infos zum Zeltplatz (Karte, Anschrift, Telefonnummer, Ansprechpartner vor Ort
- Notrufnummern (Lagerleitung, Ärzte, Krankenhaus, …)
- Handynummern-Liste aller Betreuer
- Programmablauf
- Informationen zu jedem Tag (Programmbeschreibung, Verantwortlichkeiten, Anschriften, …)
- Informationen zu den Teilnehmer, für die der Betreuer verantwortlich ist
Darüber hinaus sollte Platz für Notizen und Erinnerungen sein. Generell bietet sich auch eine Kombination aus beiden Möglichkeiten an, da das Heft eher die individuellen Infos für einen Betreuer sammelt und der Ordner das Lager-übergreifende. Die Entscheidung, welche Variante genutzt wird, muss von jedem Lagerteam selbst getroffen werden.
