Vorbereitung der Sitzungen
In diesem Teil geht es in erster Linie darum, Themen zu sammeln, über die diskutiert werden sollen, also einen inhaltlichen roten Faden zu erschaffen. Dieser Inhalt muss dann noch entsprechend strukturiert sowie eine Tagesordnung erstellt werden. Verteilt zudem die Aufgaben schon im Vorfeld, also wer die Sitzung moderieren soll, wer der*die Protokollant*in ist und wer sich vielleicht an die Einhaltung der Zeit kümmert. Verschriftlicht all diese Dinge gerne als Notizen, auf die ihr immer zurückgreifen könnt, um so nichts zu vergessen und euch selbst ein Gefühl der Sicherheit zu geben.
Sind die Aufgaben verteilt, geht es an die direkte Planung. Dazu müsst ihr folgende Aspekte genauer definieren und klären:
1. Wann soll die Sitzung stattfinden? (Datum und Uhrzeit)
2. Wo findet diese statt? (ruhige und geräumige Räumlichkeiten)
3. Wer ist zu dieser eingeladen?
4. Was soll besprochen werden?
Die Informationen, wann und wo die Sitzung stattfinden soll, wird an die Personen weitergeleitet, die dazu auch geladen werden. Das geht beispielsweise über Mail, in einer WhatsApp-Gruppe oder per Post. Anschließend wird festgelegt, welche Themen im Detail besprochen werden sollen. Schreibt euch dazu am besten einen separaten Notizzettel, mit Oberthemen und dazugehörigen Stichpunkten und wie viel Zeit ihr dafür ungefähr einplanen wollt.
Wichtig ist, dass ihr zum Ende hin noch ausreichend Zeit überlasst, in der das Team Punkte ansprechen kann, die zuvor keinen Platz in der Sitzung gefunden haben. Also der Themenpunkt “Sonstiges”.
Sind die Einladungen zur Sitzung dann raus und steht auch die zeitlich festgelegte Struktur der Agenda, solltet ihr noch überlegen, ob ihr Getränke, Snacks und bestimmte Materialien, wie beispielsweise Flyer, Fotos oder ein Whiteboard benötigt. Schreibt euch dazu eine Liste, die abgearbeitet werden kann, bevor es dann mit der Teamsitzung auch wirklich losgeht.
Vorab sind hier noch 7 nützliche Tipps für euch, die ihr befolgen könnt, damit eure Sitzung auf jeden Fall gelingt:
___STEADY_PAYWALL___
1. Regelmäßige Teamsitzungen führen zu mehr Klarheit und Struktur im Team. Daher bietet es sich an, in regelmäßigen und festen Abständen solche Sitzungen durchzuführen. Dieser Termin sollte dann auch von keinem anderen Event gestört werden und an oberster Stelle stehen. Eine klare zeitliche Begrenzung ist ebenso wichtig, um feste Rahmenbedingungen zu schaffen.
2. Gebt allen Teammitgliedern die Möglichkeit, Themen vorab einzureichen und vorzuschlagen, die besprochen werden sollen. Dadurch lässt sich viel leichter planen.
3. Es werden nur Dinge vor allen angesprochen, die auch alle etwas angehen, damit niemand bloßgestellt wird.
4. Eine klare und strukturierte Moderation ist wichtig, damit der rote Faden stets verfolgt werden kann.
5. Erinnert den*die Protokollant*in noch mal daran zu protokollieren und die Person für das Zeit-Management, dass kleine Abweichungen durchaus erlaubt sind, jedoch der Rahmen nicht gesprengt werden sollte.
6. Seid ihr eine große Runde, also beispielsweise von mehr als fünf Personen, bietet es sich an, vor der Sitzung die Gesprächsregeln zu besprechen, also beispielsweise, dass ihr einander aussprechen lasst, Meinungen akzeptiert, diese aber gerne auch hinterfragt werden dürfen usw. Die Moderation sorgt dann dafür, dass diese Regeln auch entsprechend eingehalten werden.
7. Nutzt aktivierende Fragen, also beispielsweise “Wie können wir das Problem x in Zukunft besser lösen?” Sprecht die Teilnehmenden dazu gerne auch direkt an, um so alle Teammitglieder mit einzubeziehen.
Checkliste:
– Themen sammeln, die zur Diskussion stehen
– Agenda strukturieren
– Aufgaben verteilen (Protokoll, Moderation, Zeit-Management usw.)
– Zeit und Ort festlegen
– Einladung zur Sitzung verteilen
– ggf. Materialliste anfertigen und Materialien entsprechend organisieren
– kurz vor der Teamsitzung: Tipps verinnerlichen
